abulageとことば

言語、語学学習に関することをメインに呟きます。語学の才能はないです。

書類はすべてデータ化すれば仕事がはかどるというが

書類のデータ化は、仕事ができるようになるためには、必須のスキルだとか

上記のようなことを、ビジネス本やネット記事でよく見かけるので、実践しています。

手順を簡単にまとめると、以下のとおり

 

  1. 会議、講演会、新聞記事などが手に入る
  2. スキャンして電子化
  3. パソコン内に保管して、見たい時に観覧する。ファイル名は検索しやすいよう、いろいろなキーワードを入れて、スキャン日も記入する。

 

これで、机の上が書類で散らかってしまい、必要な書類が探せなくなる!といったことから解放される!

実際やってみて、必要な書類は検索したらすぐ見つかる。最高です!

 

しかし②のスキャン作業がとてつもなくめんどくさい。

スキャンをする前に、ホッチキスの芯を抜き取ったり、スキャンの設定のために機械のボタンを数回押したりするのがめんどくさい。

「スキャン待ち」という書類入れを設けて、そこにスキャンするべきフォルダを入れるのだけど、直ぐにいっぱいになってしまう。

いっぱいになるとまとまった時間でスキャンしないといけないが業務中にそんな時間はない。

たまに、出社する時間を少し早めて、スキャン作業にとりかかって対応する。とてもめんどくさい。

 

メールに添付されたファイルや、ホームページなどでダウンロードした資料は、スキャンする必要がない。これらのファイルは、

  1. 資料を手に入れる
  2. パソコン内に保管して、見たい時に観覧する。ファイル名は検索しやすいよう、いろいろなキーワードを入れて、スキャン日も記入する。 

スキャンの過程を吹っ飛ばして、パソコンで保管するので、管理するのは楽だ。

 

と思いきや、これもとってもめんどくさかった。

ファイル名を記入したり、ドラック&ドロップでスキャンフォルダから保管フォルダ内に移動させる作業がめんどくさい。

PDFファイル1個だけなら直ぐ終わるけど、このファイルが5個くらいになると、そのファイルを全て投げ出したくなる。

 

これらのとんでもなく面倒臭い問題をどう解決するか。以下、自問自答

紙は紙のままで、メールでもらったPDFは今までのやりかたで保管すれば、スキャンの手間が省けるのかもしれない!

でもそうすると、以前のような散らかった机に逆戻りしてしまうかも。再び書類が迷子になるかも。

それならば、紙は一つのバインダーに時系列になんでもまとめておけば、散らからずにすむんじゃないかな。しかもバインダー1個にまとめているから、書類を探すときはこのバインダー内だけを探せばいい。結構楽じゃないかな。

でもそうすると、バインダーが直ぐに書類でいっぱいにならないかな?

いっぱいになれば使用していない書類から捨てればいい。いつか使うかもと思って残していた書類で結局は使わないってものも多いよ。あ、綴る前にも書類をチェックして必要な書類かどうか見分けて、いらないのは捨てたほうがいいね。

あ、それならバインダーにずっと残っている書類はスキャンしたほうがよくない?ずーっと使っているってことは、重要な書類ってことだよね。

あ!そうだねー。いつまでも参考にする書類はバインダーに残って、全然見なかった書類は捨てる。そういえば外山滋比古の本でなんか書いていたあれ、「時の試練」ってやつに似ているな。

Amazon.co.jp: 思考の整理学 (ちくま文庫): 外山 滋比古: 本

PDFとか、もともと電子ファイルだったものも、簡単に名前を付けて、一時保管のフォルダーにブっ込んでおく。後日フォルダの中身をチェックして、何回か参考にしたものだけを、保管すればよいんじゃない。もちろん保管する前に必要なファイルかそうでないファイルか見分けたほうがすっきりするね。

紙の資料にしても、データにしても、最初に必要かどうかを見極めるのは意外と難しいけど、保管して時間がたったあと再び必要かどうかを見極めてみると、結構すんなり判断できることがあったなー。とりあえず最初に必要かどうかわからなかったら保存してみるか。

 

どうやら結論がでたようです。

つまり、必要な書類かそうでない書類か深く考えずにを全てスキャンしまくっていたから、めんどくさかったのかな。必要かどうかの判断も何回か行うことによって洗練されるんだろうな。

追加事項を加えながら、まとめてみよう。

紙の書類でもPDFなどのデータでも要領は同じ。

書類のデータ化の手順

  1. まずは、保管用の一時フォルダを、リアル世界とパソコンの世界の両方で作成します。要は紙用のバインダーを準備して、デスクトップには一時フォルダを新しく作成します。
  2. 書類が現れました。データが現れました。これら資料が必要なものかどうかを判断します。。必要ならば一時フォルダに保管、判断が難しい場合も一時フォルダに保管。必要でなければ捨てる。
  3. 紙ならバインダーに綴る。綴り方は時系列でいい。データなら一時フォルダにぶっこむ。名前を変える必要がありそうなら、簡単で多少わかりやすい名前に替える。
  4. 月末にでも、バインダーと一時フォルダの中身をざっと確認して仕分る。ここ最近参照した書類またはデータであれば、引き続き保管しておく。参照にしていないが必要そうな書類またはデータも保管しておく。たまに、これは何回も参照してるし、スキャンして電子化してもいいだろう!」ってものがポンっとでてくるはず。それは、スキャンしてフォルダ名にもキーワードを記入しまくって、パソコン内のフォルダに保管します。全く見向きもしなかった書類やデータ、いらない書類やデータは当然捨てる。
  5. たまに時間が空いたときに、または仕事が煮詰まって一息入れたいときに各フォルダの中身をざっと確認して、仕分けを行う。ここ最近参照した書類またはデータであれば、引き続き保管しておく。参照にしていないが必要そうな書類またはデータも保管しておく。これはスキャンして電子化してもいいだろう!」ってものはスキャンしてフォルダ名にもキーワードを記入しまくって、パソコン内のフォルダに保管します。いらない書類やデータ当然捨てる。
  6. 4.と5.を繰り返していけば、パソコン内のデータは、時の試練を耐えた強者揃いに絞られ、かつすっきりと整理されたスーパーデータ集になる。

はず。試してみよう。